Päivän riffi

Kun HR-tiimissäsi on vajausta

1. Etsi internetistä HR-työtä helpottavia ilmaispalveluja.
Me tarjoamme ilmaisia HR-dokumenttipohjia
Myös esimerkiksi rekrytointeihin on ilmaisia sivustoja.

2. Pitäydy kaikkein välttämättömimmissä tehtävissä.
Onko esimerkiksi tyytyväisyyskysely oikeasti tarpeen?
Kannattaa tutustua myös HR-anarkiaan
jossa kaikki haastetaan.

3. Tarkastelun paikka: mitä voi ulkoistaa?
Minkä osaamme itse parhaiten 
ja kuuluu meidän hoitaa?
Mitkä ovat sivujuonteita ja tehtäviä, 
jossa joku muu on parempi kuin me?

4. Perehdytä esimiehiä lisää HR-tehtäviin

5. Selvitä muut HR-työstä kiinnostuneet
Tiedustele, onko yrityksen sisällä HR-työstä kiinnostuneita.

Tee itse vaatimusmäärittely palkkahallinnon ulkoistukselle

Palkkahallinnon vaatimusten kokonaiskuvaus on ennaltaehkäisevää työtä

Ennen palkkahallinnon ulkoistamista kannattaa luoda kokonaiskuva siitä, mitä vaatimuksia palkkahallinnolle oman yrityksen toimintatavat, reunaehdot ja periaatteet asettavat. Toisin kuin palveluntoimittajat väittävät, ne eivät erityispiirteitä lupauksistaan huolimatta aina kykene riittävästi ottamaan huomioon. Räätälöinnistä puhutaan kyllä, mutta kustannustehokkuuden nimissä käyttöönotoissa mennään kuitenkin standardien mukaan. Siksi on hyvä tehdä ennakoivaa taustatyötä itse. Palkanmaksun takkuilu - vaikka se menisi toimittajan piikkiin - nakertaa luottamusta enemmän työnantajaa kuin toimittajaa kohtaan työntekijöiden keskuudessa.

Palkkahallinnon vaatimusmäärittelyssä kuvaat, millaisia piirteitä palkkahallinnolla nykyisessä muodossaan on ja miten palvelun tulisi ulkoistettuna toimia. Samalla voit ottaa kantaa siihen, millä keinoilla paras mahdollinen palvelu saavutetaan. 

Vaihe 1: Määritelkää tavoite ulkoistusprojektille

Heti aluksi kannattaa nimetä ulkoistuksen tavoitteet ja kuvailla, millainen lopputulos vaatimusmäärittelystä syntyy.

Vaihe 2: Järjestäkää työpaja

Työpajassa ovat paikalla kaikki, jotka palkkahallinnon kanssa ovat tekemisissä. Jos organisaatio on kovin iso, kannattaa työpajaan kutsua eri roolien edustajia. Mikään ei sulje pois sitä, että mukana on myös työntekijä, joka kertoo palvelukokemuksistaan. Ennen kaikkea työpajaan tulisi osallistua palkanlaskijoiden lisäksi organisaation eri tasoilla toimivia esimiehiä, jotka normaalisti tietoa tuottavat tai välittävät palkanlaskijoille.

Työpajaan valitaan palkkahallinnon keskeisimmät vaiheet ja kuvataan ne. Tärkeää on ottaa huomioon tiedonkulkuun vaikuttavat tekijät ja siihen käytetyt työkalut. Kannattaa alleviivata tunnistetut ongelmakohdat - ne saatetaan pystyä ulkoistamisessa ratkaisemaan.

Vaihe 3: Kirjoittakaa raportti

Kootkaa havaintonne kirjalliseen muotoon parhaaksi katsomallanne tavalla.

Vaihe 4: Liittäkää raportti tarjouspyyntöön tai laatikaa toimittajatapaamisia varten siitä lyhennelmä



Palkkahallinnon vaatimusmäärittelyistä me teemme räjäytyskuvia. Voit kysyä meiltä lisää niistä täällä



Vähennä ajan ja rahan hukkaa

Mihin sinun kannattaa aikaa ja rahaa käyttää?

Tässä muutama idea, joilla vähennät ajoittaista ajan- ja rahankäytöstä syntyvää hukkaa:

1. Hyödynnä ilmaiset palvelut: 

Kaikkea ei tarvitse aina ostaa. Markkinoilla on tarjolla myös ilmaispalveluja, hyviä käytäntöjä, valmiita ohjeita, dokumenttipohjia, blogeja jne. Usein ne toimivat yritysten ns. sisäänheittotuotteina; niillä houkutellaan asiakkaita, mutta ne eivät kuitenkaan vaadi sitoutumista mihinkään. 

Ilmaispalvelujen avulla saatat säästää aikaasi, kun jokin asia saadaan tehtyä nopeammin, tai rahaa, kun vältytään ostamasta samankaltaista palvelua. Niitä kannattaa etsiä internetistä. Ja jos etsimiseen ei itsellä ole aikaa, kannattaa sosiaalisessa mediassa valjastaa oma verkostonsa töihin esimerkiksi LinkedInissä, Twitterissä tai Facebookissa.

Esimerkki ilmaisesta oppaasta

Esimerkki blogista



2. Vähennä turhia palavereja: 

Turhia palavereja ei vähennetä palaverin agendaa parantamalla. Seuraavilla askelilla estät niiden syntymisen jo paljon aikaisemmassa vaiheessa.

1. Keskustele ryhmäsi kanssa siitä, miksi ryhmä on olemassa, 
mikä tehtävä sillä on. Muodostakaa siitä yhteinen lyhyt näkemys. 

2. Sopikaa tavoitteesta. Mikä on se tavoite, johon ryhmä pyrkii 
ja jolla toteutetaan myös ryhmän tehtävää?

3. Tehkää ryhmässä pika-analyysi siitä, 
miten työskentelette yhdessä tällä hetkellä ja päätelkää, 
auttaako se tavoitteen saavuttamisessa. 
Kaivakaa esiin tavoitteen saavuttamista estävät ongelmakohdat. 

4. Muuttakaa yhteisiä työskentely- ja kommunikointitapojanne niin, 
että tavoitteen saavuttaminen on mahdollista. 
Hyödyntäkää siinä työpaikkanne tiedonvälittämiseen 
ja tallentamiseen tarkoitettua työkalupakkia 
(esim. pikaviestimet, sähköpostin ryhmäviestit, pikapalaverit, 
dokumenttien hallinnan järjestelmät, intranet jne.)
Muistakaa, että palaveri on vain yksi keino tavoitteenne saavuttamiseksi 
- jos katsotte sen ylipäätään olevan edes hyödyksi.

3. Kartoita osaaminen ennen koulutusinvestointeja: 

Varmista osaamiskartoituksella, mitä osaamista henkilöstöllä jo on, millä tasolla se on ja missä on puutteita. Kannattaa ottaa työvaiheet ja niiden vaatimukset lähtökohdaksi, sillä niiden pyörittämiseen vaadittava osaaminen on sitä, joka ensisijaisesti tuo rahan taloon. Tee osastokohtaisen lista osaamisvaatimuksista (20-30 kpl). Osaamiset voidaan arvioida yksilökohtaisesti esimiehen ja alaisen kesken esimerkiksi kehityskeskustelussa. Osaamiskartoitus vääjäämättä aina paljastaa myös huippuosaajat, joiden apua kouluttamisessa voidaan käyttää. Samalla näkyviin saadaan yksilökohtaiset tarpeet eikä MUTU-tuntumaan pohjautuvia ryhmäkoulutuksia ja -valmennuksia ole enää pakko järjestää. Jos osaamiskartoitus tuntuu haastavalta, verkkokurssi saattaa olla sinulle avuksi.

4. Kilpailuta viisaasti:

Jos olet talous- tai henkilöstöhallinnon ammattilainen, olet tottunut ostaja ja kilpailuttaja. Tiedät, että palvelujen tarjoajat kannattaa pitää hereillä ja kilpailuttaa ostopalvelut säännöllisesti. Silti helposti palveluntarjoaja virittelee "laske itse" -miinoja sinne tänne kilpailutuksen tuoksinassa. Tarjouksessa harvoin esitellään könttäsummia ja vertailu on työlästä. Väsynyt ostaja saattaa palveluntarjoajan hinnastoja plärätessään sitoutua sopimukseen, jonka todelliset kustannukset paljastuvat vasta myöhemmin. 

Yksi ostajan kehotus palveluntarjoajalle auttaa välttämään sen tai ainakin pienenetämään riskiä: "laske, mitä palvelu olisi maksanut meille viime vuonna". Varaudu tätä varten kuitenkin esittämään vuositilastoja. Myyjän on pakko esitellä muutakin kuin vakiohinnastoja ja pilkottuja käyntiperusteisia tms. hintoja. 

5. Jätä henkilöstötyytyväisyystutkimus väliin:

Ellei henkilöstön tyytyväisyyskyselyyn ole olemassa työpaikalla jo valmista "ilmaista" työkalua, se kannattaa jättää väliin. Tulokset ovat pitkälti samat kuin aiemmin, mutta niiden perusteella syntyvät toimenpiteet ratkaisevat. 

Panostakaa siis kyselyn sijaan esimiesten kuuntelutaitoon (päättäkää itse, miten se tehdään), varhaisen välittämisen malliin (Varmalta sellaisen saa ladattua ilmaiseksi vaikkei ole asiakas) ja turhien palaverien poistamiseen (kohta 2. tällä listalla). 

Näillä toimenpiteillä päästään kiinni ongelmiin, jotka joka tapauksessa nousevat työpaikkojen kyselyissä aina listan kärkeen. Jätä siis kysely pois välistä ja hyppää suoraan toimintaan. Henkilöstökin sen huomaa.

6. Korvaa testaus simulaatiolla rekrytoinneissa

Aseta hakuprosessin osaksi työtehtävän simulaatio. Valitse avoimena olevasta tehtävästä keskeinen työvaihe tai siinä vaadittava taito. Keksi siitä tehtävä. Pyydä pisimmälle päässeitä hakijoita jonkin rekrytointihaastattelun osana suorittamaan tehtävä. Se voi olla jonkin tuotteen esittely tai myynti läsnäolijoille, tietojärjestelmän käyttätehtävä tai vaikka asiakaspuhelun hoitaminen. Simulaation voi järjestää yllättävänä tehtävänä tai hakijalle voi antaa sen etukäteen. Sen suorittaminen paljastaa, miten henkilö toimii yllättävässä tilanteessa ja miten hän suoriutuu mahdollisessa tulevassa työssä eteen tulevasta tehtävästä. Korvaa hakijatestaus simulaatioharjoituksella tarvittaessa. 



Jos sinulla on lisää hyviä ideoita, jätä sellainen tänne.




Osaamismatriisilla ja henkilöstön laskutuksella on yhteys

Osaamismatriisilla on merkitystä liiketoiminnalle

Alkuviikosta Riffingillä kohistiin. Asiakas oli saanut ulkopuoliselta tutkijalta tietää, että Riffingin toteuttaman osaamismatriisin ja asiakkaan henkilöstön laskutusasteen välillä on nähtävissä yhteys. Tämä tarkoitti sitä, että matriisista on voitu löytää ne osaamiset, jotka korreloivat korkean laskutusasteen kanssa. Näiden ennakkotietojen perusteella asiakasyritys näkee, mitä kannattaa kouluttaa. Erityisen huomionarvoisia ovat olleet ne osaamiset, jotka on nostettu esiin työvaiheisiin liittyvänä osaamisena. Tämä onkin ollut Riffingin toteutuksissa sen erikoisuus. 

Samalla ollaan saatu konkreettinen osoitus siitä, että henkilöstön kehittäminen ei aina ole päälleliimattua toimintaa, vaan liiketoiminnan kannalta merkityksellistä tekemistä.

Lisää osaamismatriiseista ja -kartoituksesta on luettavissa sivuiltamme.


Kiireen kesyttäjä

Pistä hommat hetkeksi parkkiin ja mieti kiireen aiheuttajia

Kiireen kesyttämiseen työpaikalla on monta keinoa. Niissä on pääsääntöisesti kaikissa yksi ongelma: ne eivät juuri koskaan patista asettamaan tavoitetta. Kiire ei lähde kopioimalla artikkeleista ja kirjallisuudesta yksittäisiä vinkkejä. 

Riffing kehottaa lähtemään tavoitteesta. 

Näin se käy:

1. Analysoi tapaasi tehdä työtä. 
Pidä lyhyttä päiväkirjaa viikko. 
Kirjaa sinne ajankäyttöäsi 
ja suoritettuja työtehtäviä, 
kuvaile työskentelytottumuksiasi toteutuneen perusteella.
2. Löydä kiireen pahimmat aiheuttajat päiväkirjan perusteella.
3. Aseta tavoite ongelmakohtien poistamiseksi. 
4. Kuvaa piirroksella parin keskeisimmän vastuullasi olevan työvaiheen kulku 
alusta loppuun ja poimi siitä ne kohdat, 
jotka estävät tavoitteen saavuttamisen.
5. Etsi parhaat käytännöt, jotka auttavat sinua saavuttamaan tavoitteesi, 
äläkä hyväksy mitään muita.
6. Sovella löytämäsi parhaat käytännöt kuvaamiisi työvaiheisiin. 
7. Harjoittele ja seuraa edistymistäsi. 

Jos sinulla on käytössäsi Outlook 2010, tässä kirjassa neuvotaan tarkemmin, miten voit virittää siitä vahtikoiran kiireen kesyttäjälle.

Oletko HR Anarkisti?

HR Anarkisti poikkeaa valtavirrasta

Odottaako sinussa pieni HR-kapinallinen irti pääsyä? Oletko kyllästynyt valitsevan HR-skenen tarjontaan ja vanhan puuron lämmittämiseen? Mitä tehdä, kun HR on tärkeä osa liiketoimintaa vain juhlapuheissa? Liity HR Anarchists -ryhmään LinkedInissä ja keksi HR uudestaan! Jaana Kettunen Riffingistä tunnisti itsessään henkilöstöhallinnon anarkistin ja perusti ryhmän samanhenkisille...

Linkki ryhmään.




Työvaihekuvaamisen menetelmä taipuu moneen

Työvaiheet voit koulutuksen jälkeen kuvata myös itse

Riffingin käyttämä työvaihekuvaamisen menetelmä on saanut taas uusia käyttökohteita. Aiemmin jos työtehtäviin on haluttu liittää tietojärjestelmä tai tehostaa olemassa olevien käyttöä, on menetelmästä ollut apua. Siihen on tukeuduttu, kun vain yhden työntekijän tai kokonaisen ryhmän takana oleva hiljainen tieto on haluttu esiin. Myös työvaiheisiin liittyvän tiedonkulun koukerot on tuotu menetelmällä näkyville.

Viimeisimmät käyttökohteet liittyvät uuden toimintatavan omaksumisen ja kriittisten osaamisten selvittämiseen. Ensimmäisessä asiakas halusi varmistaa, että toimeenpantu muutos tuoteorientoituneesta palvelukeskeiseksi organisaatioksi näkyy ihmisten käytännön toiminnassa. Toisessa tapauksessa asiakas kartoitti osaamiset, joita sen toiminta keskeisesti vaatii.

Tutustu itse koulutukseen täällä.




Kirja-arvostelu Outlook tehokäytössä -kirjasta

Outlookin voit valjastaa assistentiksesi!

Riffingin Jaana Kettunen on kirjoittanut yhdessä Arja Sipolan kanssa kirjan omien töiden, kalenterin ja sähköpostien haltuunottamisesta Outlookin avulla. 

Kirjassa kerrotaan, miten Outlookin voi valjastaa tehokäyttöön, vähentää sen avulla sähköpostijätettä, suojata kalenteriaan ja saada kokonaisnäkemys omista töistä.

Lue kirja-arvostelu täältä.

Kirjan voit tilata Docendon verkkokaupasta.

Arjan näkemyksiä voit lukea täällä.

Maksuttomia HR-dokumenttipohjia

Hyvä dokumenttipohja on hyvä riffi

Riffing tarjoaa kaikille maksutta henkilöstöhallintoon tarkoitettuja dokumenttipohjia. Käyttäjä voi niitä itse muokata mieleisekseen. Riffing on laatinut ne itse ja omistaa siten oikeuden jakaa niitä vapaasti muille. 

Esimiestyössä ja henkilöstöhallinnossa on tärkeämpääkin tekemistä kuin käyttää aikaa dokumenttien laatimiseen. Meille niiden tuottaminen on kuin heinän tekoa, miksi emme siis nopeuttaisi muiden töitä. 

Tähän mennessä julkaistut dokumenttipohjat ja mallit ovat täällä.

Outlookista tehot irti!

Kirjan kansikuva

Docendo julkaisi syyskuun 2012 alussa Outlook tehokäytössä -kirjan, joka on myynnissä verkko- ja kirjakaupoissa.

Lukijalle kerrotaan, miten Microsoft Outlook 2010:ä voi tehokkaasti käyttää oman ajan ja työtehtävien hallintaan. 

Toinen kirjoittajista, Jaana Kettunen, on Riffingin perustaja. Hän tuo kirjassa lukijalle omaksuttavaksi Riffingistä tutun, mustien laatikoiden avaamisessa käytetyn menetelmän. Samalla tekniikalla lukija voi omaksua myös kirjassa kerrotut parhaat Outlook-ohjeet osaksi omaa työtä. 

Kirjan voi tilata tämän linkin kautta.