Hyviä riffejä jaossa Riffingin blogissa

Ennakkohuoltosuunnitelma sai töitä

Perjantai 27.9.2013 klo 11:26 - Jaana Kettunen, tuottaja, Riffing Oy


Asiakas halusi mittatilaustyön. Hän tavoitteli yritykselleen sen kokoluokkaa, tarpeita ja tulevaisuuden suunnitelmia vastaavaa henkilöstötoimintoa ja -johtamista.

Yhtenä vaatimuksena oli, että niiden tulisi toimia ilman täysipäiväistä työntekijää. Toisin sanoen henkilöstöhallinnon tehtäviä hoitaisivat jatkossa talousjohtaja oman toimensa ohella ja kirjanpitäjä kuten siihenkin asti. Kyseessä oli n. 130 henkilöä Suomessa työllistävä jälleenmyynnillä ja huoltopalveluilla itsensä elättävä kansainvälinen yritys.

Työ aloitettiin auditoinnilla. Oli totta kai selvitettävä ensiksi, minkälaisia käytäntöjä oli jo olemassa, miten hommat esimiesten mielestä sujuivat sekä esitettävä valistunut ehdotus siitä, mitä kannattaisi tehdä. HR:n reviiristä oli päästävä hajulle ja selvitettävä mahdollisuuksia laajentaa sen vaikutuspiiriä. Oli siis kyettävä sanomaan, miten tehokkaasti henkilöstöhallinnon prosessit toimivat tällä hetkellä ja millainen vaikutus käytännön tasolla niillä on.

Auditoinnin perusteella kehittämistä vaativat asiat nostettiin framille ja niiden tilan kohentamiseksi laadittiin projektisuunnitelma. Asiakkaan kanssa asetettiin vielä toimenpiteet tärkeysjärjestykseen. Olin projektisuunnitelman mukaisia toimia toteuttamassa ja tavoitteenani oli tehdä itseni työttömäksi.

Kun kehittämistoimet alkoivat olla viittävaille valmiita, asiakas esitti huolensa: nyt kun työ ollaan saamassa päätökseen, miten pystymme ylläpitämään toimivaa henkilöstöhallinnon ja -johtamisen kokonaisuutta?

Laadin heille ennakkohuollon suunnitelman*. Inspiraation lähteenä oli ViskoTeepakin kunnossapitopäällikön Berndt Sundbergin toteamus

Esimiestyö on masiinoiden kunnossapidosta tuttua ennakkohuoltoa, samanlaiset lainalaisuudet pätevät, ja voit todeta, että työn suunnittelulla estät monta vakavaa häiriötä toteutumasta ja varmistat sillä työn sujumisen.

Ennakkohuoltosuunnitelman periaatteena oli, että kaikki asiakkaan HR-prosessit sekä lakisääteiset vaatimukset on viety suunnitelmaan. Siitä nähdään, ovatko eri osa-alueiden toimintatavat ohjeineen olemassa, onko tarpeelliset koulutukset niihin järjestetty ja milloin niitä olisi syytä päivittää seuraavan kerran. Tällä työkalulla mm. ennaltaehkäistään henkilöstöhallinnossa tarvetta olla jatkuvassa palohälytysvalmiudessa: toimintatavat pysyvät hyvässä järjestyksessä ja niihin voidaan palata aina vuosikellon viisarin osoittimen mukaan. Samalla voidaan keskittyä astetta korkeatasoisempiin asioihin kuten strategiatyöhön ja muutoshankkeisiin.

Toinen olennainen toiminnan ylläpidon elementti ennakkohuoltosuunnitelman lisäksi oli se, että vastuuta henkilöstötoiminnon tehtävistä ei jaettu pelkästään talousjohtajan ja kirjanpitäjän kesken. Myös esimiehet saivat osansa ennakkohuoltosuunnitelman osa-alueista**. Esimies, jolla oli eniten kokemusta rekrytoinneista, toimi siitä vastaavana. Hän katsoi muiden perään, varmisti, että toiminta oli yhdenmukaista, koordinoi tarpeen mukaan kehittämistä ja toimi toisten esimiesten opastajana. Muut HR:n osa-alueet jaettiin samalla periaatteella. Olin viilannut HR:n toimintatapoja asiakasyrityksen näköiseksi ja kouluttanut esimiehet toimimaan niiden mukaan. Sinänsä tarvetta massiiviselle uuden luomiselle ei enää ollut, jolloin esimiehille ei tällaista taakkaa tarvinnut sysätä.

Esimerkkitapauksen välittömin opetus oli asiakkaalle tarjotun ratkaisun konkreettisuus. Se huomioi asiakkaan lähtötilanteen, maalin ja tulevaisuuden suunnitelmat. Asiakas halusi, että hommat sujuvat, vaikka täysipäiväistä toimijaa henkilöstöhallinnossa ei olekaan. HR alueen asiantuntijana en ollut huolestunut siitä, että joku jäi palkkaamatta. Tärkeintä oli, että työt vastuutettiin joka tapauksessa ja asiakas sai sen omaan ympäristöön mitoitetut henkilöstöjohtamisen käytännöt toimimaan laadusta tinkimättä. 

*Ennakkohuoltosuunnitelman pohjan voit imuroida täältä.

**Tiedätkö sinä yrityksiä, joissa ei ole omaa täysipäiväistä henkilöstötoiminnon työntekijää? Miten vastuut niissä on jaettu? Kommentoi kirjoitukseen tai lähetä meille postia.

Avainsanat: henkilöstöhallinto, esimiestyö, johtaminen, parhaat käytännöt, suorituksen johtaminen


Kommentoi kirjoitusta


Nimi:*

Kotisivun osoite:

Sähköpostiosoite:

Lähetä tulevat kommentit sähköpostiini

Lähettääksesi kommentin sinun tulee kirjoittaa alla oleva merkkijono kenttään