Hyviä riffejä jaossa Riffingin blogissa

Kalenterini on kaapattu!

Torstai 30.5.2013 klo 12:01 - Jaana Kettunen, tuottaja, Riffing Oy


Omistan aikaa. Sitä on nykyään myös myytävänä. Aina välillä joku intoutuu ostamaankin. Itselläni yrittäjänä toimiessa käsitys ajasta ja sen hinnasta on muuttunut. Yrittäjän huolena on saada aika ja raha jakautumaan järkevästi markkinoinnin, myynnin ja tuotannon välillä. Aikakäsitys ja ajanpuutteen murheet olivat toisenlaisia vielä silloin, kun olin palkkatyössä.

Vaikka aika oli silloinkin omaisuuttani, tunsin itseni välillä kuitenkin rutiköyhäksi. Usein vaikutti siltä, että joku muu hallitsee kalenteriani, varailee sieltä palavereja ja lähettelee sähköpostitse työpyyntöjä. Päivän päätteeksi olin tehnyt muuta kuin mitä olin aamulla aikonut. Vaikka oma tilanteeni on jo muuttunut, kohtalotovereita tulee vastaani edelleen. Jouhevaa työskentelyä tuntuvat haittaavan eniten palaverit ja sähköpostien tulva.

Palaveri saa työpaikkojen epävirallisissa kahvipöytäkeskusteluissa usein kaverikseen sanan turha. Ei tarvitse pitkään netissäkään penkoa, kun jo löytää näppäriä ohjeita turhien palaverien vähentämiseen. Suurimmassa osassa neuvotaan asettamaan palaverille tavoite ja agenda, kutsumaan oikeat henkilöt paikalle jne. Jotain aivan olennaista on jäänyt kuitenkin puuttumaan.

Palaverit ansaitsivat arvonalennuksen. Palaveri on vain työkalu.

Mutta perinteet velvoittavat. Kaikkihan palavereja järjestävät. Ne ikään kuin kuuluvat asiaan. Jos ei muuten työ edisty, niin aina voidaan polkaista palaveri pystyyn. Ja näin tapahtuukin. Palaveriin tullaan valmistelematta ja valmistautumatta. Työt tehdään vasta siellä.

Saat palaverit menettämään itseisarvonsa, kun palaat työskentelyn juurille, ihan alkuun saakka. Nimittäin tehtävään ja tavoitteeseen.

Tehdään pieni harjoitus. Ajatellaan, että vastaat työpaikallasi jostain toiminnosta. Sinulla on apuna nippu työntekijöitä, todennäköisesti suoria alaisiasi. Nyt muutama kysymys:

Miksi tämä toiminto on olemassa? Mikä on siinä toimivan ryhmän tehtävä?

Ota mielessäsi ryhmästäsi valokuva. Minkälaisessa tilanteessa se on nyt, miten se toimii, mitä pitäisi kehittää ja mihin sitä kannattaisi viedä?

Mikä on siis ryhmäsi tavoite?

Kaikista parasta on, jos vielä pysähdytte yhdessä analysoimaan

Miten olette työskennelleet yhdessä tähän mennessä ja onko se tuonut tavoitetta yhtään lähemmäs?

Vasta näihin kysymyksiin vastattuasi sinulla ja ryhmälläsi on eväät miettiä

Miten tulisi työskennellä yhdessä, jotta ryhmän tehtävä toteutuu ja tavoite saavutetaan?

Olet saapunut pisteeseen, jossa pohditte ryhmän kanssa yhdessä työnjakoa.

Hommat pistetään ryhmän sisällä jakoon, jotta tehtävä tulee täytetyksi ja tavoite saavutetaan.

Ja vasta nyt tulee pohdittavaksi,

Mitä työvälineitä käytetään, jotta tehtävä täyttyy, tavoitteet saavutetaan ja työnjako toteutuu.

Jotta kykenet ohjaamaan ryhmääsi, sinun tulee saada tietoa edistymisestä ja esteistä, joita sinä ja ryhmäsi kohtaatte matkalla kohti tavoitetta. 

Hyvin johdetut myyntiorganisaatiot tarjoavat parhaimmat esimerkit toimivista ryhmistä. Huonoimmat esimerkit puolestaan osuvat useimmiten hallintotoimintojen kohdalle. Näihin molempiin syyksi katson ennen kaikkea sen, että myynnin tehtävät ja tavoitteet on kohtalaisen helppo määritellä. Kun taas hallinnolle se on hankalaa ja jääkin siksi usein tekemättä.

Palataan vielä harjoitukseen. Kun olette analysoineet aiempaa työskentelyänne ryhmänä* ja nähneet, mitä pitää muuttaa, jotta ryhmän tavoite voidaan saavuttaa, pystytte työkalujen valikoimasta poimimaan ryhmällenne parhaiten soveltuvat välineet. Palaverit saattavat olla niistä yksi. Muut ovat niitä, joita työpaikallanne on tarjolla** tai joita yhteisen innovointinne tuloksena keksitte. 

Tämän rekonstruktion jälkeen ryhmästä jokainen myös ymmärtää, miksi tiettyjä palavereja pidetään ja kutsuu myös omansa koolle vain todellisesta syystä.

Vaikka kalenterisi olikin vielä hetki sitten kaapattu, olet ainakin osan siitä saanut palautettua hyvässä kunnossa taas omaan käyttöösi.

Ilmaisen muistilistan ryhmän vetäjälle (esimiehelle) voit ladata täältä

* vrt. tilanne, jossa ryhmä kokoontuu viikko- tai kuukausipalavereihin, tavoite on epäselvä ja palavereissa jokainen puhuu vuorollaan siitä, mitä itsellä on työnalla

**pikaviestintä, videoneuvottelu, intranetiin (mm. SharePoint) toteutetut työryhmäsivustot

Avainsanat: ajanhallinta, kiire, palaveri, tavoite, johtaminen, esimiestyö


Kommentoi kirjoitusta


Nimi:*

Kotisivun osoite:

Sähköpostiosoite:

Lähetä tulevat kommentit sähköpostiini

Lähettääksesi kommentin sinun tulee kirjoittaa alla oleva merkkijono kenttään